行政書士が最初にデジタル化するべき3つの業務

紙からの脱却はテンプレート整理から

最初に取り組むべきは事務所で繰り返し使う申請・契約書のテンプレート整備です。SmartShiでは自治体別の書式をプリセットし、AIが不足項目を自動抽出します。

顧客とのやり取りは案件ポータルへ

メールやLINEに分散したファイル・連絡内容は、案件ごとのチャットポータルに集約することで差戻しと確認ミスを防げます。

期限リマインダーで補正対応を最小化

提出期限や更新タイミングを自動で検知し、担当者と顧客双方へ通知します。補正対応に費やしていた時間を提案活動に振り向けられます。

データを活用した業務改善指標

• 差戻し率 … 案件テンプレートの整備状況を測る指標。月次レビューで閾値を決め、一定以上はテンプレ更新を必須化。
• 一件あたり処理時間 … AI ドラフトの利用状況を確認し、入力項目が多い様式は自動差し込みフィールドを拡張。
• 顧客対応 SLT … ポータルでの問い合わせから回答までの時間。FAQ ボットやテンプレ回答集で平準化。

ツール導入時のチェックポイント

1. 既存システムとの連携 – CRM や会計ソフト、クラウドストレージと API/CSV で情報が往復できるかを確認。
2. セキュリティ要件 – 電子帳簿保存法、個人情報保護法、委託契約で求められるログ保持期間・暗号化要件を満たすか。
3. サポート体制 – ローンチ後のカスタマーサクセス、テンプレート整備支援、アップデート通知の頻度を確認。

まとめと次のアクション

テンプレート整備・顧客ポータル化・期限管理の 3 つから着手することで、紙とメールに依存した業務を段階的にデジタル化できます。SmartShi ではこれらの機能をワンストップで提供しており、無料デモでは既存業務の棚卸しと KPI 試算まで実施可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。